Freiberufliche Executive Assistant

Verbringen Sie zu viel Zeit mit Aufgaben, die nicht Ihre sein sollten?

Ich übernehme administrative und organisatorische Tätigkeiten, koordiniere Projekte und denke proaktiv mit. So gewinnen Sie Zeit für Entscheidungen, Führung und das Wachstum Ihres Unternehmens.

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Der Unterschied zur "klassischen" Assistenz

Sie müssen nicht jeden Schritt erklären oder jede Aufgabe nachverfolgen. Ich bringe eigene Ideen ein, erkenne Prioritäten und arbeite eigenständig. So entsteht eine Zusammenarbeit, die Ihnen spürbar Zeit, Energie und mentale Kapazität zurückgibt.

Für wen ich arbeite

Soloselbständige & Gründer

Sie machen gerade noch alles selbst – vom Kalender bis zur Buchhaltungsablage. Ich übernehme das Organisatorische, damit Sie wieder an dem arbeiten, wofür Sie sich selbstständig gemacht haben.

Geschäftsführer &
CEOs

Sie tragen die Verantwortung für das große Ganze, nicht für jede einzelne Terminanfrage. Als Sparringspartnerin strukturiere ich das Tagesgeschäft, damit Ihr Kopf frei bleibt für strategische Entscheidungen.

Family Offices &
Vorstände

Geschäftliches und Privates verschwimmen, Diskretion ist nicht verhandelbar. Ich unterstütze Sie zuverlässig in beiden Bereichen – mit der Vertraulichkeit, die diese Strukturen erfordern.

Entlastung dort, wo Ihre Zeit verloren geht

Mit über 20 Jahren Erfahrung erkenne ich schnell, welche Aufgaben Ihnen täglich Zeit und Energie rauben. Genau dort setze ich als Erstes an.
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Executive Support

Vertrauliche Unterstützung direkt an der Seite der Geschäftsführung – von der Kalenderplanung bis zur Entscheidungsvorlage.
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Projektmanagement

Ich steuere Projekte von der Planung bis zum Abschluss – inklusive externer Dienstleister und interner Abstimmung.

Virtuelle Assistenz Düsseldorf

Prozesse & Automatisierung

Mein Alleinstellungsmerkmal: Ich mache Ihre Abläufe nicht nur schneller, sondern nachhaltig besser.

Persönliche Präsenz im Raum Düsseldorf ist an einzelnen, individuell abgestimmten Tagen möglich. Die Zusammenarbeit selbst findet überwiegend remote statt.

Häufig gestellte Fragen

Die Zusammenarbeit erfolgt auf Stundenbasis, mit einem vereinbarten monatlichen Kontingent oder auf Tagessatzbasis – je nach Umfang und Art des Projekts. Es entfallen sämtliche Lohnnebenkosten, Sozialleistungen und Vermittlungsgebühren von Personalagenturen, ebenso Kosten für Arbeitsplatz oder Equipment. Welches Modell zu Ihrem Bedarf passt, klären wir im ersten Gespräch – transparent und ohne Überraschungen.
Montag bis Freitag stehe ich Ihnen verlässlich zur Verfügung. Feste Reaktionszeiten vereinbaren wir individuell, passend zu Ihrem Bedarf. In der Regel antworte ich innerhalb von 24 Stunden – bei dringenden Themen finden wir kurzfristig eine pragmatische Lösung.
Die Zusammenarbeit wird durch einen Dienstleistungsvertrag geregelt, der Leistungsumfang, Vergütung und Rahmenbedingungen klar definiert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß DSGVO sowie ein Geheimhaltungsvertrag (NDA) sind für mich selbstverständlicher Bestandteil jeder Zusammenarbeit.

Diskretion als Standard

Verschwiegenheit ist ebenso wichtig wie fachliche Qualifikation

NDA

Diskretion und Vertraulichkeit sind die Grundlage jeder Zusammenarbeit. Jede Beauftragung beginnt mit einer Geheimhaltungsvereinbarung.

AV-Vertrag

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag gehört für mich zum Standard. Sie erhalten ihn von Beginn an, für maximale Sicherheit bei der Zusammenarbeit.

Kein Interessenskonflikt

Ich arbeite nicht für direkte Wettbewerber. So bleiben Ihre Interessen jederzeit geschützt und Sie profitieren von einer exklusiven Zusammenarbeit.

Über mich

Ich bin Nina

20 Jahre habe ich Führungskräfte in Unternehmensberatung, Telekommunikation und Hospitality begleitet – gelernt habe ich dabei vor allem eins:

Struktur schafft man nicht mit Excel-Tabellen, sondern mit Überblick, Nerven und einem Gespür dafür, was gerade wirklich wichtig ist.

Anfang 2023 habe ich mich für die Selbstständigkeit entschieden. Nicht, weil mir die Konzernwelt nicht gefiel, sondern weil ich flexibler und abwechlungsreicher für Führungspersönlichkeiten arbeiten wollte.

Ich bringe Organisation und strategisches Mitdenken zusammen, arbeite mich schnell in neue Strukturen ein und bin auch dann noch souverän, wenn es hektisch wird.

Und ja – ich nehme meine Arbeit ernst, mich selbst aber nicht immer. Eine Prise Humor gehört für mich genauso zur Zusammenarbeit wie Verlässlichkeit.

Das bringe ich mit

Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch, schriftlich wie mündlich.

Erfahrung mit Vermögensthemen, Immobilien, Investments und privaten Angelegenheiten.

Erfahrung in Koordination mit Steuerberatern, Anwälten und externen Dienstleistern.

Sicher im Umgang mit KI-Tools, Online-Marketing und Prozessautomatisierung

Stimmen meiner Klienten

Vertrauen, das sich bewährt hat

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So starten wir

Vom ersten Gespräch zur nahtlosen Entlastung

Schritt 1: Erstgespräch

In einem kurzen Kennenlernen klären wir gemeinsam, was Sie brauchen und ob ich die richtige Partnerin dafür bin.

Schritt 2: Onboarding

Ich arbeite mich schnell in neue Strukturen, Teams und Aufgabenbereiche ein – ohne lange Einarbeitungszeit für Sie.

Schritt 3: Entlastung

Ich optimiere Prozesse, schaffe klare Strukturen und sorge für einen reibungslosen Betrieb. So gewinnen Sie Fokus für das, was wirklich Ihre Entscheidung und Ihr Know-how erfordert. Ich halte im Hintergrund souverän die Fäden in der Hand.

Bereit für den nächsten Schritt?

Dann lassen Sie uns unverbindlich sprechen.

Ich stehe derzeit für neue Mandate zur Verfügung. Aufgrund der Exklusivität meiner Zusammenarbeit empfehle ich eine frühzeitige Kontaktaufnahme.

Alle Anfragen werden mit absoluter Diskretion behandelt.